6 oprogramowanie do zarządzania dokumentami w celu zwiększenia wydajności w biurze

Pojawienie się pamięci masowej w chmurze całkowicie wyeliminowało stres związany z obsługą bałaganu. Dlatego pracodawcy są w stanie zaoszczędzić czas i jednocześnie poprawić przepływ pracy. Jeśli więc chcesz ograniczyć zużycie dokumentów papierowych i poprawić wydajność, jesteś we właściwym miejscu. Ten artykuł zawiera sześć najlepszych programów do zarządzania dokumentami do wyboru.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami, inaczej znane jako systemy zarządzania dokumentami (DMS), to programy komputerowe specjalnie zaprojektowane do śledzenia, usprawniania i zarządzania dokumentami i przepływem pracy, z głównymi celami zmniejszenia obciążenia i przyspieszenia przepływu pracy.

Postępuj zgodnie z tym postem, aby uzyskać kompleksowy widok na niektóre z najlepszych dostępnych narzędzi do zarządzania dokumentami.

Jakie jest najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami na PC?

1

eFileCabinet

eFileCabinet jest obecnie wiodącym oprogramowaniem do zarządzania dokumentami. Został zbudowany w celu ułatwienia przechowywania, pobierania i udostępniania plików biurowych. Funkcja oprogramowania wykracza jednak poza zarządzanie dokumentami, ponieważ jest również wyposażona w narzędzia do zarządzania księgowością i zasobami ludzkimi.

eFileCabinet obsługuje dwa warianty wsparcia: wersję desktopową (zgodną z Windows 10) i wersję mobilną, specjalnie zaprojektowaną dla urządzeń mobilnych.

To oprogramowanie do zarządzania dokumentami obsługuje funkcję znaną jako „widok w chmurze”, która umożliwia użytkownikom tworzenie kopii zapasowych plików w chmurze bezpośrednio za pośrednictwem platformy oprogramowania. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo przeglądać i wyodrębniać pliki za pomocą dowolnego urządzenia, pod warunkiem, że takie urządzenie jest podłączone do Internetu.

Ponadto eFileCabinet spełnia wszystkie niezbędne wymagania branżowe, w tym SEC, HIPAA, FINRA i inne standardowe wymagania.

Co więcej, oprogramowanie doskonale współpracuje z SecureDrawer, unikalną funkcją udostępniania, która służy jako kompleksowa platforma wymiany plików między Tobą a Twoimi klientami. Jest w stanie bezproblemowo zintegrować się z różnymi programami innych firm, takimi jak MS Outlook, bezpieczne podpisy elektroniczne, skanery, drukarki i inne.

Lastl. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami eFileCabinet oferuje zarówno usługi online, jak i lokalne. Oprogramowanie oferuje dwutygodniową bezpłatną wersję próbną dla nowych użytkowników, po czym mogą subskrybować płatny plan po cenie 15 USD.

Pobierz eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM jest bez wątpienia jednym z najpopularniejszych programów do zarządzania dokumentami na rynku. Jest to bardzo wszechstronne oprogramowanie do zarządzania klasy korporacyjnej, które jest przeznaczone do wykonywania zadań biurowych, od zarządzania dokumentami po automatyzację przepływu pracy i funkcje administracyjne.

Narzędzie jest specjalnie zaprojektowane dla komputerów z systemem Windows. Można jednak uzyskać do niego dostęp za pośrednictwem wielu innych systemów operacyjnych dla komputerów, takich jak Linux.

Zasadniczo oprogramowanie do zarządzania dokumentami zawiera dynamiczny zestaw modułów, które uruchamiają całe operacje zarządzania oprogramowaniem. Niektóre z tych modułów obejmują: fakturowanie elektroniczne, podpis elektroniczny, kryptografię (do szyfrowania i deszyfrowania plików), kod kreskowy, archiwizator poczty i inne.

Elastyczna konstrukcja oprogramowania umożliwia również bezproblemową integrację z odpowiednimi narzędziami biurowymi, takimi jak AutoCAD, WordPress, Dysk Google, Microsoft Office i inne. Posiada także wtykowy system uwierzytelniania, który można podłączyć do zewnętrznych baz danych lub serwerów takich jak SQL, Oracle, MySQL i kilka innych.

W świetle powyższego użytkownicy mają możliwość usprawnienia całego przepływu pracy w celu zwiększenia wydajności. Dlatego też to oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest postrzegane przez wielu jako oprogramowanie do zarządzania projektami bardziej niż zwykły menedżer dokumentów.

OpenKM oferuje dwa podstawowe plany nowym użytkownikom: OpenKM Community i OpenKM Professional . Pierwszy z nich jest dostępny za darmo (z ograniczonymi funkcjami), podczas gdy drugi, z bardziej zaawansowanymi funkcjami, jest płatnym planem i jest oferowany przez wycenę (niestandardowe ceny).

Aby uzyskać więcej informacji o systemie oprogramowania i wymaganiach dotyczących pobierania, zaloguj się na stronie pobierania OpenKM.

Pobierz OpenKM

3

Templafy

Templafy jest prawdopodobnie jednym z najlepszych programów do zarządzania dokumentami na rynku. Jest to wszechstronne narzędzie, które służy do skutecznego przechowywania, pobierania i udostępniania dokumentów biurowych. Jest to platforma oparta na chmurze, która obsługuje wszystkie formy systemów komputerowych i urządzeń mobilnych.

Dla wygody istnieją również wyznaczone wersje dla komputerów stacjonarnych (łącznie z Windows) i smartfonów (aplikacje mobilne).

Zasadniczo Templafy ułatwia przechowywanie plików i współpracę zespołową, eliminując konwencjonalny, rozłączny proces pracy na różnych platformach.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami usprawnia wszystkie niezbędne narzędzia pracy, w szczególności narzędzia do generowania dokumentów, takie jak MS Office, na jednej platformie, zapewniając tym samym ujednolicony przepływ pracy.

Co więcej, Templafy obsługuje dość łatwy w obsłudze interfejs, co czyni go idealnym rozwiązaniem w środowisku pracy o niskim stopniu zaawansowania technologicznego, ponieważ każdy członek zespołu może wyrażać opinie, udostępniać pliki i tworzyć dokumenty z niewyobrażalną łatwością.

Wszystkie są przekazywane za pośrednictwem pojedynczego kanału i są monitorowane przez administratora (pracodawcę), aby zapewnić spełnienie wszystkich wymagań i spełnienie standardu jakości.

Wreszcie, jak większość wytrzymałych narzędzi użytkowych, Templafy nie jest tani. W rzeczywistości jest to jeden z najdroższych programów do zarządzania dokumentami na rynku. Jest dostępny po stałej stawce 355 USD miesięcznie. Istnieje jednak bezpłatny okres próbny przed pełną subskrypcją. Odwiedź ich oficjalną stronę internetową, aby uzyskać więcej informacji.

Pobierz Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, produkt SutiSoft, jest jednym z najbardziej wszechstronnych programów do zarządzania dokumentami na rynku. Jest wyposażony w szereg narzędzi do zarządzania i organizowania dokumentów, udostępniania plików, prowadzenia rejestrów i usprawniania współpracy zespołu.

Jest to internetowe, internetowe oprogramowanie, które jest obsługiwane na wszystkich komputerach i urządzeniach mobilnych.

Ponadto SutiDMS oferuje zestaw wielofunkcyjnych narzędzi, w tym modyfikowalny pulpit nawigacyjny, bibliotekę dokumentów, przechwytywanie dokumentów OCR, wiele integracji (z MS Outlook, Gmail i Yahoo Mail), łączenie plików, archiwizowanie i przechowywanie dokumentów, podpisy elektroniczne i fora pośród innych.

Oprogramowanie w zasadzie służy jako najlepsza pamięć masowa, w której można przechowywać wszystkie dokumenty, a jego funkcjonalność oparta na sieci zapewnia dostęp i pobieranie dokumentów w dowolnym momencie.

Niemniej jednak, to oprogramowanie do zarządzania dokumentami oferuje ceny dla przedsiębiorstw, które są dostępne w formie wyceny.

Istnieją dwa niższe plany: plan Premium i plan Professional . Plan Professional jest przeznaczony dla maksymalnie 10 użytkowników i jest dostępny w cenie 18 USD na użytkownika (miesięcznie). Z drugiej strony, plan Premium jest przeznaczony dla organizacji średniej wielkości zatrudniającej mniej niż 500 pracowników i jest dostępny w cenie 20 USD na użytkownika (miesięcznie).

Pobierz SutiDMS

5

FileHold

FileHold to w pełni zintegrowane rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które zawiera różne zestawy funkcji, aby zapewnić użytkownikom scentralizowaną pamięć masową i uproszczony proces pracy. Oprogramowanie jest jednym z niewielu programów do zarządzania dokumentami, które są specjalnie przeznaczone dla komputerów z systemem Windows 10 i innych wersji systemu Windows (7/8 / 8.1). Niemniej jednak można go również uzyskać za pośrednictwem przeglądarek internetowych na komputerach z systemami Linux i Mac.

Funkcje oprogramowania są podzielone na kategorie „standardowe”, „opcjonalne”, „niestandardowe” i „skanowanie dokumentów i obrazowanie”. Niektóre z tych funkcji obejmują przechwytywanie metadanych (oznaczanie dokumentów), kalendarz, formularze elektroniczne, podpis elektroniczny, OCR (po stronie serwera), automatyczne wypełnianie, przechwytywanie SmartSoft i inne.

Ponadto FileHold umożliwia integrację z zestawem oprogramowania innych firm, np. MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint i innych. Wszystko to ułatwia przechowywanie, pobieranie i udostępnianie plików, a także koordynację przepływu pracy.

Wreszcie FileHold oferuje dwa podstawowe plany cenowe; FileHold Express i FileHold Enterprise. Plan Express jest przeznaczony dla małych firm liczących mniej niż 20 pracowników, natomiast plan Enterprise jest idealny dla większych organizacji lub zespołów z więcej niż 20 członkami.

Oba abonamenty są jednak dostępne tylko na podstawie wyceny. Możesz wysłać wiadomość e-mail do zespołu sprzedaży FileHold, aby uzyskać wycenę dla Twojej firmy.

Pobierz FileHold

6

Pliki M

M-Files to jedno z najlepszych dostępnych obecnie programów do zarządzania dokumentami. Jest to najbardziej istotne dla funkcji „analizy duplikacji”, która ma chronić użytkowników przed duplikowaniem dokumentów. Jest to oparty na chmurze DMS; dlatego jest on obsługiwany zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i mobilnych.

Istnieją również wyznaczone wersje desktopowe (dla Windows 10 / 8.1 / 8/7), a także aplikacje mobilne dla wybranych urządzeń mobilnych.

Poza tym to oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla systemu Windows 10 obsługuje zorganizowaną pamięć masową, w której dokumenty są odpowiednio uporządkowane i zapisane. Analizuje wyszukiwania dokumentów, korelując nazwy plików z innymi powiązanymi wskaźnikami, takimi jak daty i projekty. Jako takie, oprogramowanie jest w stanie łatwo wyeliminować duplikaty.

Zunifikowana platforma ułatwia również efektywność pracy, poprawiając przydzielanie zadań (od pracodawcy do pracowników), a także wykonywanie zadań i ich dostarczanie (od pracowników do pracodawcy). Efektem końcowym jest zwiększona wydajność.

Ponadto M-Files to elastyczny DMS, który można łatwo zintegrować z narzędziami takimi jak MS Office i szereg narzędzi CRM, takich jak Salesforce. To sprawia, że ​​idealnie nadaje się do praktycznie wszystkich rodzajów przedsiębiorstw. Dostępne są również trzy podstawowe opcje wdrażania, w tym lokalne, oparte na chmurze i hybrydowe (połączone).

M-Files oferuje miesięczną bezpłatną wersję próbną dla nowych użytkowników, po czym mogą łatwo uaktualnić do planu przedsiębiorstwa, który jest oferowany przez cytat.

Pobierz M-Files

Wniosek

Obecnie zmniejsza się wykorzystanie dokumentów papierowych na całym świecie, a wiele organizacji, szkół i instytucji rządowych preferuje wygodę przechowywania bez użycia papieru od niewygodnych plików i folderów papierowych.

Stąd istnieje ciągłe zapotrzebowanie na standardowe i trwałe oprogramowanie do zarządzania dokumentami. W odniesieniu do tego zapotrzebowania opracowaliśmy jedne z najlepszych na rynku programów do zarządzania dokumentami, które ułatwiają podejmowanie decyzji, co do tego, które DMS zatrudni dla Twojej firmy.