5 oprogramowania do automatyzacji agend, które pozwala zaplanować i zaplanować spotkania biznesowe

Spotkania są częścią kultury pracy i czy ci się to podoba, czy nie, gdy szef dzwoni, nie chcesz widzieć powiadomienia „Nieodebrane połączenie”. Wszystkie spotkania mają pewne plany do omówienia, a także świetny sposób, aby upewnić się, że Ty i Twój zespół jesteście na tej samej stronie.

Zgadzamy się, że spotkania są ważne dla firm, ale także fakt, że mogą być nudne i marnować czas, jeśli nie są prawidłowo zaplanowane.

Jednym ze skutecznych sposobów przeprowadzenia spotkania jest upewnienie się, że gospodarz jest dobrze przygotowany z programem spotkania. Jednak stworzenie skutecznej agendy spotkania wymaga od gospodarza zorganizowania, komunikowania się i śledzenia innych członków zespołu.

W ten sposób możesz upewnić się, że rozmowy są ograniczone do porządku obrad i każdy zna ich rolę w sali konferencyjnej.

Oprogramowanie do automatyzacji agendy może ułatwić Ci to zadanie. Narzędzia te są przeznaczone do spotkań w celu ułatwienia prowadzenia produktywnych spotkań bez tracenia cennego czasu na powtarzanie tego samego tematu.

W tym artykule przetestowaliśmy i wymieniliśmy najlepsze oprogramowanie do automatyzacji agendy, które może pomóc zaplanować, zorganizować i przeprowadzić produktywne spotkanie w krótszym czasie, aby osiągnąć zamierzone rezultaty.

Agenda narzędzia automatyzacji dla Windows 10

1

Efektywny kalendarz (zalecane)

• Cena - bezpłatna 30-dniowa wersja próbna / 27, 96 USD

Efficient Calendar to harmonogram zadań, planowanie i przypomnienie, które jest dostępne zarówno dla systemu Windows, jak i smartfonów. Jest to aplikacja wieloplatformowa, co oznacza, że ​​możesz uzyskać dostęp do zadania utworzonego na komputerze w smartfonie i odwrotnie.

Zdarzenia kalendarza są łatwe do utworzenia. Zawiera również zadania i moduły zdarzeń, które pomagają efektywnie zarządzać czasem. Wiele widoków kalendarza pozwala lepiej organizować i śledzić wydarzenia w widoku dni, tygodnia, miesiąca i roku. Przypomnienie o zadaniu można skonfigurować i zaplanować tak, aby przypominało o dokładnej godzinie i dniu.

Aplikacja mobilna jest do pobrania za darmo i umożliwia planowanie wydarzeń i zarządzanie nimi z dowolnego miejsca. Synchronizacja działa w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszystko jest zsynchronizowane w dowolnym miejscu.

Efficient Calendar używa zasady First Thing First, która pozwala priorytetyzować zadania i zdarzenia na podstawie ważności. Wbudowany edytor dokumentów może być używany do pisania komentarzy do zdarzeń i zadań.

W przypadku, gdy którekolwiek ze zdarzeń zostanie przypadkowo usunięte, Efficient Calendar zachowa wydarzenia w swoim koszu, które można przywrócić za pomocą jednego kliknięcia. Aby udostępnić kalendarz innym członkom zespołu, oprogramowanie ma rozwiązanie serwerowe, ale wymaga dostępu do planu Efficient Calendar Network.

Efficient Calendar to proste, ale solidne narzędzie kalendarza, które najlepiej nadaje się do zarządzania kalendarzem i zadaniami.

• Pobierz teraz Wydajna, bezpłatna wersja kalendarza

2

OrgScheduler

• Cena - bezpłatna wersja próbna / 29, 95 USD

OrgScheduler to uniwersalne oprogramowanie do planowania zadań i spotkań dla osób fizycznych, biur i wydarzeń biznesowych o elastycznych funkcjach. Jest to oprogramowanie premium, ale możesz skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej, aby przetestować oprogramowanie.

Interfejs użytkownika OrgScheduler przypomina interfejs Microsoft Outlook, który nadaje mu znajomy wygląd.

Możesz importować wydarzenia i przypomnienia z programu Outlook i eksportować je do formatów Outlook, Text, HTML, XML i Excel. W przeciwieństwie do Efficient Calendar, OrgScheduler umożliwia wymianę danych z innymi aplikacjami, takimi jak Apple iCal, Microsoft Exchange Server i aplikacje na Androida itp.

Inne funkcje aplikacji obejmują ponad 149 zdarzeń barwiących w celu nadania priorytetu zdarzeniom na podstawie ważności, przypomnienia o początku i końcu zdarzenia, wielu tematów i narzędzia powtarzania zdarzeń.

OrgScheduler umożliwia wysyłanie spotkań, przypomnień i zaproszeń przez e-mail i SMS do kolegów i przyjaciół. Możesz chronić dane za pomocą zaszyfrowanego hasła i drukować raporty za pomocą Projektanta druku z eleganckimi wzorami.

• Pobierz teraz OrgScheduler

3

MeetingBooster

• Cena - bezpłatna wersja próbna / wycena niestandardowa

MeetingBooster to oprogramowanie do zarządzania spotkaniami używane przez firmy średniej wielkości do obsługi harmonogramów, edycji agendy, śledzenia czasu i usprawniania procedur spotkań.

MeetingBooster oferuje bezpłatną wersję próbną; jednak nie ma wyraźnych cen na oficjalnej stronie internetowej. Zainteresowani użytkownicy mogą rozpocząć bezpłatną wersję próbną lub zarezerwować seminarium internetowe, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat cen.

Jest to oparty na chmurze system zarządzania spotkaniami, który upraszcza zadania przed spotkaniem, w spotkaniu i po spotkaniu.

W celu przygotowania spotkania oferuje funkcje planowania, integrację z programem Outlook i kalendarzem Google, profesjonalny edytor agend umożliwiający wprowadzanie zmian w ostatniej chwili, a także możliwość przypisania zadań przygotowawczych członkom zespołu.

Oprogramowanie może być używane w sali konferencyjnej biura lub zdalnie na wirtualne spotkanie. Możesz szybko przechwytywać notatki, przydzielać elementy akcji, w tym integrację listy zadań programu Outlook, tagi projektu, pulpit statusu zadania i automatyczne przypomnienia o elementach akcji.

MeetingBooster to rozwiązanie dla przedsiębiorstw zaprojektowane w celu usprawnienia procedur spotkań i zwiększenia odpowiedzialności personelu bez konieczności konsekwentnego śledzenia.

Uzyskaj MeetingBooster

4

n Zadanie

• Cena - za darmo / Pro 3, 99 USD za użytkownika miesięcznie

Jeśli używałeś Trello i Asany do zarządzania zadaniami, wypróbuj nTask. Jest to bezpłatne oprogramowanie do zarządzania zadaniami i spotkaniami w chmurze, które umożliwia tworzenie list kontrolnych, a także współpracę z zespołami projektowymi, udostępnianie plików i wiele innych.

Bezpłatny plan oferuje pięć obszarów roboczych, dostęp do 10 członków na obszar roboczy, do 5 MB załącznika do plików, 200 MB pamięci masowej, nieograniczone zadania i spotkania, grafikę zespołu, do 5 projektów i wiele innych.

Po uaktualnieniu do planu pro wszystkie funkcje zostaną zaktualizowane do planu nieograniczonego, a rozmiar załącznika zostanie zwiększony do 200 MB.

nTask oferuje prostą tablicę zadań, która umożliwia tworzenie zdarzeń kalendarza, przypisywanie zadań członkom zespołu, generowanie łatwych raportów, ustawianie priorytetów zadań, tworzenie raz i powtarzanie powtarzających się zadań i zadań kodu kolorów w celu łatwiejszej klasyfikacji.

Możesz udostępnić listę zadań innym osobom posiadającym łącze publiczne. Poręczna lista kontrolna do zrobienia umożliwia wyświetlenie elementów, które należy wypełnić w terminie.

Możesz sprawdzić status zadania, dodawać komentarze do opinii, tworzyć problemy z zadaniami i przypisywać ryzyko oraz dodawać przypomnienia o zadaniach, aby ukończyć projekt przed upływem terminu.

nTask to proste, ale wydajne oprogramowanie do zarządzania zadaniami i spotkaniami, a fakt, że oferuje bezpłatne konto ze wszystkimi funkcjami planu premium (choć w pewnym stopniu ograniczony), czyni go idealnym wyborem dla małych zespołów i startupów. Zawsze możesz uaktualnić do planu pro, ponieważ twój zespół zaczyna się rozwijać w przyszłości.

Uzyskaj nTask

5

Meeting.gs

• Cena - bezpłatna wersja próbna / 12 miesięcy

Od planowania i organizowania spotkań po zarządzanie materiałami na spotkania, agendą i punktami działania, Meeting.gs jest prawdopodobnie ulubionym narzędziem do spotkań w ramach programu i integracji aplikacji innych firm.

Tablica zadań pozwala członkom zespołu zaplanować spotkanie z tobą. Osobista strona planowania może być udostępniana za pośrednictwem poczty e-mail lub na stronie internetowej. Dzięki integracji kalendarza wszystkie nowe harmonogramy zadań i spotkań są synchronizowane z aplikacją kalendarza.

Bycie rozwiązaniem internetowym Meeting.gs można uzyskać z komputera, a także smartfonów, tabletów i innego urządzenia z nowoczesną przeglądarką internetową i łącznością internetową. Członkowie zespołu mogą otrzymywać powiadomienia o aktualizacjach spotkań i odpowiadać na wezwania na spotkania w podróży.

Meeting.gs obsługuje integrację z innymi firmami, w tym aplikacje Google Docs, takie jak Kalendarz Google, Kontakty Google, Dysk Google i Microsoft Office 365, które obejmują Outlook, Live People i Microsoft OneDrive.

W przypadku komunikacji zdalnej Meeting.gs można używać z narzędziami do komunikacji na żywo, takimi jak Skype do połączeń konferencyjnych, połączenia Microsoft Lync, Google Hangouts i inne narzędzia do spotkań online z łączami publicznymi.

Wszystkie spotkania są zorganizowane i podzielone na karty Nadchodzące i Przeszłe. Możesz śledzić spotkania i zarządzać nimi na osi czasu, przeglądać zadania związane ze spotkaniem, a także przeglądać i odpowiadać na wezwania na spotkania.

Agendy spotkań mogą być edytowane w celu dodawania komentarzy i przesyłania załączników przez członków. Menedżerowie mogą również wyświetlać aktualnie aktywnych użytkowników i wcześniej odwiedzanych profil członków na stronie.

Mówi się, że Meeting.gs jest najlepszym rozwiązaniem do planowania spotkań. Oferuje jednak więcej niż tylko planowanie spotkań i funkcje zarządzania zadaniami. Skorzystaj z bezpłatnego oprogramowania, aby sprawdzić, czy może to zakończyć polowanie na program spotkania.

Get Meeting.gs

Co jest w twoim programie?

Staraliśmy się, aby lista była krótka i nie myliła nas ze zbyt wieloma wyborami, ale upewniliśmy się, że uwzględnimy zarówno poziom zarządzania przedsiębiorstwem, jak i oprogramowanie do zarządzania spotkaniami na poziomie uruchamiania, w oparciu o ich wykorzystanie.

Istnieje możliwość, że nie jedno z tych programów do spotkań może zaspokoić wszystkie potrzeby, w takiej sytuacji poszukaj bezpłatnej alternatywy dla zadania, które nie jest obsługiwane przez oprogramowanie tutaj i zdecyduj się na tę, która sprawdza większość pól bezpośrednio w twoja lista wiader.

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami i spotkaniami jest nie tylko korzystne dla właścicieli firm, ale może być również wykorzystywane przez studentów do nauki grupowej i zarządzania projektami, freelancer, który zawsze ma trudności z zarządzaniem swoimi codziennymi zadaniami, prawnikami, kierownikami projektów, programistami i startupami, które nie mogą pozwolić sobie na marnowanie setek godzin każdego miesiąca w planowaniu i planowaniu spotkań.

Jaki problem próbujesz rozwiązać za pomocą oprogramowania do zarządzania zadaniami i spotkaniami? Daj nam znać w komentarzach poniżej.