W nowoczesnym, konkurencyjnym świecie biznesu wszystkie organizacje stoją przed nowymi wyzwaniami dotyczącymi trwałej produktywności i tworzenia najbardziej zaangażowanych pracowników. Uzyskanie docelowej produkcji w każdej organizacji zależy głównie od spójności poziomu produktywności pracowników.
W dzisiejszym środowisku biznesowym żadna organizacja nie może osiągnąć najwyższego poziomu wydajności, chyba że każdy z jej pracowników jest zaangażowany w poprawę poziomów organizacyjnych w celu zwiększenia produktywności. Oznacza to, że pracownicy przyczynią się do rozwoju firmy.
Niestety, niektórzy właściciele firm często nie monitorują dziennej produktywności swoich pracowników, a wynik jest taki, że ich wyniki pracy będą szkodliwe dla rozwoju firmy i nie będzie można tego wykryć ani kontrolować.
Taka rzecz zrujnowałaby zdolność firmy do osiągnięcia celów. Ale dzięki technologii i narzędziom do monitorowania wydajności pracowników, organizacje nie muszą czekać na zbyt długo trwające programy oceny wydajności pracowników, aby wiedzieć, jak działają w pracy.
Główne powody korzystania z oprogramowania do monitorowania pracowników
E-maile są głównym źródłem naruszeń danych dla firm, ponieważ pracownicy muszą wymieniać informacje za pośrednictwem korespondencji biznesowej, dlatego ważne jest, aby zabezpieczyć i śledzić dane, gdy wymagane jest przestrzeganie przepisów HIPAA, wniosków GRAMA i przepisów FINRA.
Na rynku dostępnych jest kilka prostych rozwiązań do monitorowania poczty e-mail, które pomogą Ci monitorować wiadomości e-mail pracowników, aby upewnić się, że krytyczne dane nie są celowo lub nieumyślnie udostępniane. Programy monitorowania pracowników obejmują funkcje monitorowania poczty e-mail i więcej narzędzi do monitorowania innych działań pracowników podczas wykonywania pracy.
Innym centralnym aspektem oprogramowania do monitorowania pracowników jest możliwość sprawdzenia ich aktywności przy użyciu sprzętu firmy, takiego jak laptopy i komputery stacjonarne. Takie rozwiązania pozwolą Ci zobaczyć, do których stron są dostępni Twoi pracownicy, którzy są pracownikami, którzy zazwyczaj pobierają pliki, oraz kiedy podłączają lub usuwają napędy USB.
Narzędzia te będą również w stanie ostrzegać o wyszukiwaniu określonych słów kluczowych wymagających zainteresowania ze strony Twojej firmy, takich jak wyszukiwanie pracy, wyszukiwanie pornografii lub wyszukiwanie związane z kontaktami konkurencyjnymi.
Najlepsze narzędzia do monitorowania miejsca pracy zapewnią Ci kontrolę administracyjną, która pozwoli Ci zablokować tego rodzaju działania oraz ograniczyć dostęp do nieodpowiednich lub niezabezpieczonych stron internetowych. Możesz z powodzeniem korzystać z narzędzi do monitorowania pracy pracownika, aby dowiedzieć się, co pracownik aktualnie robi.
Co należy wziąć pod uwagę prawnie i technicznie?
Monitorowanie wiadomości e-mail pracowników może wydawać się naruszeniem prywatności pracowników, ale Sąd Najwyższy Stanów Zjednoczonych w 2010 r. Orzekł, że organizacje i firmy mogą legalnie monitorować działania pracowników podczas pracy i korzystania z firmy „sprzęt. Dotyczy to pagery, laptopy, dyski USB i urządzenia mobilne. Programy do monitorowania dzienników kluczy i przechwytywania haseł mogą być używane, nawet jeśli istnieją pewne kontrowersje etyczne wokół tematu ich używania.
Ważne jest, aby pamiętać, że rząd federalny nie nakłada ograniczeń na monitorowanie pracowników przez Internet. Z drugiej strony istnieją pewne stany indywidualne, które stawiają ochronę na pierwszym miejscu.
Coraz więcej państw wymaga obecnie, aby pracownicy powiadamiali swoich pracowników na wypadek, gdyby ich firma monitorowała aktywność online pracowników, w tym naciśnięcia klawiszy i e-maile. Takie powiadomienia można ujawnić w podręczniku pracownika lub jako przypomnienie e-mail.
Tryb ukrycia a tryb przezroczysty
Gdy pracodawcy korzystają z takich narzędzi monitorowania, mogą wybrać opcję korzystania z nich w trybie ukrywania lub przezroczystości.
Tryb ukrycia jest również znany jako tryb cichy, a to oznacza, że pracownicy nie widzą, że są monitorowani. Wysokiej jakości narzędzia do monitorowania będą działały niewidocznie i niewykryte przez pracowników.
Przejrzysty tryb nadzoru pozwoli pracownikom zobaczyć program nadzoru w ich systemach. Takie oprogramowanie wymaga instalacji na każdym komputerze, w tym na portalu administracyjnym. Nie będzie to tak proste, jak tryb ukrywania się, ponieważ administratorzy będą musieli sprawdzić każdy pojedynczy raport z każdego systemu, aby zobaczyć, jak robią to pracownicy.
Jak działają narzędzia do monitorowania?
Narzędzia śledzenia pracowników muszą być instalowane w wielu systemach, w tym w centrali, w przypadku gdy pracodawcy chcą, aby użytkownicy nie wykryli ich. Aby ten typ narzędzia działał poprawnie, musisz najpierw wyłączyć zaporę, a po zakończeniu instalacji zostanie ponownie włączony.
Z drugiej strony jest praktycznie niemożliwe, aby program działał bez dodatkowych poprawek i programowania, aby umożliwić oprogramowaniu do monitorowania komputera obejście programu. To przebije dziurę w systemie bezpieczeństwa i spowoduje, że sieć będzie podatna na wszelkiego rodzaju złośliwe oprogramowanie, wirusy, oprogramowanie szpiegujące i tak dalej.
Bądź ostrożny w przypadku wirusów w przebraniu
Powinieneś zdawać sobie sprawę z faktu, że istnieje wiele narzędzi do nadzoru pracowników, które w rzeczywistości są ukrytymi wirusami, i chociaż mogą dać Ci możliwość keyloggowania i przechwytywania haseł, będą również zbierać dane za kulisami i sprzedawać je, aby złamać bezpieczeństwo organizacji. Większość narzędzi do monitorowania aktywności pracowników może działać wokół zapory, ale nadal możliwe jest, że niektóre zagrożenia przejdą niewykryte.
Wdrażanie oprogramowania: Chmura i lokalnie
Innym ważnym aspektem do rozważenia jest sposób wdrażania oprogramowania. Lokalnie jest najczęściej używaną opcją, a większość narzędzi ją oferuje. Umożliwi to hostowanie programu i gromadzonych danych na własnym serwerze. To rozwiązanie wymaga nieco większej wiedzy informatycznej i konfiguracja może potrwać dłużej. Z drugiej strony, rozwiązania w chmurze są łatwiejsze w zarządzaniu i można je skonfigurować szybciej niż wdrożenie lokalne.
Rozwiązania odpowiadające Twoim potrzebom
Oprogramowanie rodzicielskie i oprogramowanie monitorujące to dwa rozwiązania monitorujące korzystanie z komputera osobistego. Są one zarówno zainstalowane, jak i używane na jednym komputerze i nie stwarzają takich samych zagrożeń, jak na przykład narzędzia do monitorowania poczty e-mail, o których już mówiliśmy, że pracują wokół zapór ogniowych.
Oprogramowanie monitorujące i oprogramowanie rodzicielskie zawierają dodatkowe opcje, które mają zapobiegać cyberatakom oraz narzędzia do monitorowania dzieci i małżonków w trybie online.
Istnieje wiele firm, które poszukują oprogramowania pocztowego i aplikacji monitorujących wychodzące i przychodzące wiadomości dla programów szpiegujących, wirusów i trojanów.
Istnieje również oprogramowanie do szyfrowania poczty e-mail, które może chronić dane osobowe i krytyczne informacje, gdy są one przesyłane do odbiorców zewnętrznych. Takie narzędzia zapewnią, że poufne dane będą dostępne i używane tylko przez osoby, które naprawdę potrzebują informacji, a jednocześnie utrzymują je w jak największym stopniu bezpieczne.
Oto pięć najlepszych typów do monitorowania aktywności pracowników:
Teramind
Teramind dostarcza oprogramowanie, które usprawnia proces zbierania zachowań użytkowników pracowników na komputerach w celu identyfikacji podejrzanych działań, monitorowania wydajności i skuteczności, wykrywania potencjalnych zagrożeń i zapewnienia zgodności z przepisami branżowymi. Misją Teramind jest zmniejszenie liczby incydentów związanych z bezpieczeństwem poprzez zapewnienie dostępu do działań użytkowników w czasie rzeczywistym poprzez oferowanie ostrzeżeń, alertów, przekierowań i blokad użytkowników w celu zachowania bezpieczeństwa i wydajności firmy.
Oprogramowanie jest dostępne zarówno w wersji lokalnej, jak i opartej na chmurze, aby spełnić wymagania każdej organizacji.
Teramind może z powodzeniem określić, którzy użytkownicy są najbardziej ryzykowni dla Twojej firmy, analizując trendy w ich zachowaniu. Możesz sprawdzić, jakie konkretne zasady naruszyły, a następnie edukować je, aby zapobiec przyszłym incydentom.
Za pomocą tego narzędzia można także pisać reguły reagujące na wszelkie obserwowalne działania użytkowników, takie jak blokowanie wysyłania wiadomości e-mail lub powiadamianie o drukowaniu określonego dokumentu. Możesz także rejestrować i rejestrować wszystkie aktywności, a następnie odtwarzać je jak wideo i analizować metadane sesji.
Aby rozpocząć korzystanie z oprogramowania, musisz wykonać następujące kroki:
- Zarejestruj się za darmo w oprogramowaniu do monitorowania pracowników Teramind Basic Cloud.
- Zainstaluj agenty monitorowania na komputerach, które chcesz monitorować, i zdecyduj, czy mają być kontrolowane opcje pełne, czy niepełne.
- Musisz dostosować każde ustawienie alarmu i monitorowania, aby dostosować platformę do swoich potrzeb.
- Możesz uzyskać dostęp do wszystkich funkcji z platformy oprogramowania, aby uzyskać unikalne możliwości monitorowania, które zwiększają zarówno bezpieczeństwo, jak i wydajność.
HipChat
HipChat działa całkiem dobrze jako narzędzie uzupełniające dla platform typu WorkZone. Jest to narzędzie do zarządzania czasem, które jest zasadniczo komunikatorem, który jest zbudowany dla miejsc pracy. Będziesz mógł go używać do ustawiania trwałych pokojów rozmów lub komunikacji 1 na 1.
Jedną z jego najbardziej przydatnych funkcji jest pełna historia czatu, a teraz pracownicy, którzy przegapili spotkanie w HipChat, nie będą już musieli przerywać komuś innemu, aby nadrobić zaległości, będą musieli po prostu wrócić do sesji i szybko ją przejrzeć.
To oprogramowanie do śledzenia czasu jest ważnym narzędziem do sprawdzania codziennej pracy pracowników i może okazać się okazją do określenia, które strategie prowadzą do największej produktywności.
WorkiQ
WorkiQ to narzędzie, które śledzi zachowanie komputera pracowników i dostarcza raporty dotyczące czasu spędzonego na nieproduktywnych i produktywnych aplikacjach. Deska rozdzielcza narzędzia zapewnia przejrzystą grafikę, która powie Ci, którzy pracownicy i aktywnie angażują się w ich pracę, a którzy są stale rozproszeni.
To narzędzie oferuje możliwość kategoryzacji wszystkich rodzajów działań, śledzenia procesów we wszystkich aplikacjach i porównywania sposobu, w jaki różni użytkownicy przetwarzają podobne jednostki pracy. Pulpity zarządzania zapewniają następujące korzyści:
- Identyfikacja zachowań nieproduktywnych w momencie wystąpienia
- Dostrzeganie, a także nagradzanie produktywnych zachowań
- Porównanie rzeczywistej wydajności pracowników, w tym miksu i złożoności pracy pracowników
- Zarządzanie pracownikami zdalnymi
- Identyfikacja najlepszych wykonawców, aby móc replikować swoje procesy w czasie
- Poprawa dystrybucji pracy poprzez identyfikację niedostatecznie wykorzystanych umiejętności lub przepracowanych pracowników
DeskTime
DeskTime to prosta i bezpieczna aplikacja do śledzenia czasu, która pozwala zwiększyć wydajność i wydajność firmy. Korzystając z tego narzędzia, możesz łatwiej monitorować codzienną aktywność, zwolnienia lekarskie, pracę w nadgodzinach i wakacje swoich pracowników. Będziesz mógł uzyskać jasny obraz przebiegu pracy swojego zespołu. Dzięki DeskTime możesz śledzić aplikacje, adresy URL, a także czas offline, a także uzyskać dostęp do szczegółowych danych dotyczących sposobów, w jakie Twoi pracownicy korzystają z aplikacji i stron internetowych oraz tego, co robią, gdy nie są online.
Narzędzie oferuje automatyczne zrzuty ekranu i wskaźniki aktywności, które pozwolą Ci śledzić czas poświęcony na poszczególne projekty. DeskTime zapewnia dogłębne spostrzeżenia i raporty do rozliczeń, a Ty możesz go łatwo dostosowywać, pobierać i wysyłać raporty CSV, aby dać swoim klientom najbardziej precyzyjne informacje dotyczące ilości pracy i czasu poświęconego na wszystkie projekty opracowane przez firmę .
Możesz nadzorować lokalne i zdalne zespoły zarówno z telefonu komórkowego, jak iz pulpitu, dzięki czemu możesz zaoszczędzić czas, przeglądając raporty na temat wydajności Twojej firmy w podróży. Zespół wsparcia narzędzia jest dostępny za pośrednictwem czatu, poczty głosowej, a także poczty elektronicznej. Zespół z DeskTime przestrzega standardów bezpieczeństwa w branży, aby zabezpieczyć dane osobowe, które są im dostarczane.
Asana
Asana to narzędzie, które oferuje zadania, projekty, kokpity menedżerskie i rozmowy, aby umożliwić zespołom bardziej efektywne przenoszenie pracy od początku do końca. Możesz go użyć, aby zobaczyć postęp każdego projektu bez planowania spotkania o statusie lub bez konieczności wysyłania e-maili. Dzięki temu narzędziu będziesz mógł używać niestandardowych pól do śledzenia wszystkiego, co ma dla ciebie duże znaczenie, czy są to błędy, kandydaci do pracy czy potencjalni klienci.
Możesz organizować swoje zadania na współdzielone listy lub tablice dla wszystkich swoich spotkań, programów i inicjatyw. Sekcje i kolumny pozwolą ci dostosować Asanę, aby dopasować przepływy pracy i dodać strukturę do wszystkich projektów.
Będziesz mógł podzielić pracę na mniejsze części lub podzielić pracę na wiele projektów, a gdy pojedyncze zadanie stanie się dużą i ważną inicjatywą, będziesz mógł szybko przekształcić go w projekt.
Zachowania pracowników są nieprzewidywalne i dzięki tym wspaniałym narzędziom będziesz w stanie zwiększyć ich wydajność w pracy i ogólną wydajność firmy. Przejrzyj wszystkie z nich i wybierz swój ulubiony, zgodnie z własnymi potrzebami. Gwarantujemy wysoką jakość wszystkich narzędzi omówionych powyżej w celu monitorowania aktywności pracowników w pracy.
